Política de protección de datos personales

La presente Política de tratamiento de datos personales (la “Política”) regula la recolección, almacenamiento, uso, circulación y supresión (el “Tratamiento”) de los datos personales que realiza la Fundación Santo Domingo (la “Fundación” o el “responsable”) en calidad de responsable, de acuerdo con las disposiciones contenidas en la Ley estatutaria 1581 de 2012, la Ley 1266 de 2008, el Decreto 1377 de 2013, el Decreto 1074 de 2015, y las demás normas que los complementen o modifiquen, por medio de los cuales se regula la protección de los datos personales en el territorio nacional, con el fin de brindar seguridad a nuestros usuarios internos y externos en relación con el manejo de la información suministrada.

La Fundación se encuentra ubicada en la Carrera 53 # 106-280 de la ciudad de Barranquilla, Colombia, teléfono (5) 3710707, dirección de correo electrónico [email protected] y NIT:890.102.129- 9.

La política aplica para todos los procedimientos en los que sean entregados datos personales o que haya algún tipo de tratamiento de ellos, por parte de la Fundación.

La Política sigue los lineamientos de la ley estatutaria 1581 de 2012, la cual fue reglamentada por el decreto 1377 de 2013, la ley 1266 de 2008, las sentencias C-1011 de 2008 y la C-748 de 2011 en las que se declararon exequibles los proyectos de ley estatutaria de protección de datos personales y demás normas y decretos concordantes.

• Aliados: personas naturales o jurídicas que celebren con la Fundación contratos o convenios que impliquen Transmisiones y/o Transferencias de Datos Personales.
• Autorización: consentimiento previo, expreso e informado del Titular para llevar a cabo el Tratamiento de Datos Personales.
• Base de datos: conjunto organizado de Datos Personales que sea objeto de
• Dato personal: cualquier información vinculada o que pueda asociarse a una o varias personas naturales determinadas o determinables.
• Dato privado: es el Dato que por su naturaleza íntima o reservada sólo es relevante para el Titular.
• Dato público: es el Dato calificado como tal según los mandatos de la ley o de la Constitución Política y todos aquellos que no sean semiprivados o privados. Son públicos, entre otros, los Datos contenidos en documentos públicos, sentencias judiciales debidamente ejecutoriadas que no estén sometidos a reserva y los relativos al estado civil de las personas.
• Dato sensible: son aquellos que afectan la intimidad del Titular o cuyo uso indebido puede generar discriminación.
• Dato semiprivado: es semiprivado el Dato que no tiene naturaleza íntima, reservada, ni pública y cuyo conocimiento o divulgación puede interesar no sólo a su Titular sino a cierto sector o grupo de personas o a la sociedad en general, como el dato financiero y crediticio de actividad comercial o de servicios.
• Encargado del tratamiento: persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, realice el Tratamiento de Datos Personales por cuenta del Responsable del Tratamiento.
• Oficial de Protección de Datos: persona natural, empleado de la Fundación, que es el encargado de velar por el cumplimiento de la Política.
• Responsable del tratamiento: persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, decida sobre la Base de Datos y/o el Tratamiento de los
• Titular: persona natural cuyos Datos Personales sean objeto de Tratamiento.
• Titular de la información: es la persona natural o jurídica a que se refiere la información que reposa en un banco de datos y sujeto de derecho de Habeas Data y demás derechos y garantías establecidos en las normas aplicables.

Con el fin de lograr una eficaz protección de Datos Personales, la Fundación adoptará los siguientes principios, a la luz de los cuales se deberán realizar las operaciones tendientes a la recolección, Tratamiento, Transferencia y Trasmisión de los mismos.

• Principio de finalidad: El Tratamiento de Datos Personales debe obedecer a una finalidad legítima de acuerdo con la Constitución y la ley. Las finalidades del Tratamiento deben ser informadas al Titular de manera previa o concomitantemente al momento de la recolección de los Datos y siempre que el Titular solicite información al respecto.
• Principio de Libertad: El Tratamiento sólo puede ejercerse con el consentimiento, previo, expreso e informado del Titular. Los Datos Personales no podrán ser obtenidos o divulgados sin previa autorización, o en ausencia de mandato legal o judicial que releve el consentimiento.
• Principio de veracidad o calidad: La información sujeta a Tratamiento debe ser veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible. Se prohíbe el Tratamiento de datos parciales, incompletos, fraccionados o que induzcan a error.
• Principio de Transparencia: En el Tratamiento de los Datos Personales se deberá garantizar al Titular el derecho a obtener, en cualquier momento y sin restricciones, información acerca de la existencia de los Datos que le conciernan.
• Principio de acceso y circulación restringida: El Tratamiento de Datos Personales se sujeta a los límites que se derivan de la naturaleza de los Datos, de las disposiciones de las normas aplicables y de la Constitución. El Tratamiento únicamente podrá realizarse por las personas autorizadas por el Titular y/o por las personas que determinen las leyes aplicables (ejemplo, la Superintendencia de Industria y Comercio, autoridades públicas, etc.). Los Datos Personales, salvo la información pública, no podrán ser accesibles por Internet o por otros medios de divulgación o comunicación masiva, salvo que el acceso sea técnicamente controlable para brindar un conocimiento restringido sólo a los Titulares o los usuarios autorizados conforme con la Ley y lo establecido en esta Política.
• Principio de interpretación integral de derechos constitucionales: La presente ley se interpretará en el sentido de que se amparen adecuadamente los derechos constitucionales, como son el hábeas data, el derecho al buen nombre, el derecho a la honra, el derecho a la intimidad y el derecho a la información. Los derechos de los titulares se interpretarán en armonía y en un plano de equilibrio con el derecho a la información previsto en el artículo 20 de la Constitución y con los demás derechos constitucionales aplicables.
• Principio de seguridad: La información sujeta a Tratamiento se deberá manejar con las medidas técnicas, humanas y administrativas que sean necesarias para garantizar la seguridad de los registros evitando su adulteración, pérdida, consulta o uso no autorizado.
• Principio de confidencialidad: Todas las personas naturales o jurídicas que intervengan en la administración de Datos Personales que no tengan la naturaleza de públicos están obligadas a garantizar la reserva de la información, inclusive después de finalizada su relación con alguna de las labores que comprende el Tratamiento de Datos, pudiendo sólo realizar suministro o comunicación de Datos Personales cuando ello corresponda al desarrollo de las actividades autorizadas por las normas aplicables y en los términos establecidos en las mismas.

El Titular de los Datos Personales tendrá los siguientes derechos:

• Conocer, actualizar y rectificar sus Datos Personales frente a los Responsables del Tratamiento o Encargados del Tratamiento. Este derecho se podrá ejercer, entre otros frente a datos parciales, inexactos, incompletos, fraccionados, que induzcan a error, o aquellos cuyo Tratamiento esté expresamente prohibido o no haya sido autorizado.
• Solicitar prueba de la autorización otorgada al Responsable del Tratamiento salvo cuando expresamente se exceptúe como requisito para el Tratamiento, de conformidad con lo previsto en la ley.
• Ser informado por el Responsable del Tratamiento o el Encargado del Tratamiento, previa solicitud, respecto del uso que le ha dado a sus Datos Personales.
• Presentar ante la Superintendencia de Industria y Comercio quejas por infracciones a lo dispuesto en la Ley 1581 de 2012 y las demás normas que la modifiquen, adicionen o complementen.
• Revocar la autorización y/o solicitar la supresión del dato cuando en el Tratamiento no se respeten los principios, derechos y garantías constitucionales y legales. La revocatoria y/o supresión procederá cuando la Superintendencia de Industria y Comercio haya determinado que en el Tratamiento el Responsable o Encargado han incurrido en conductas contrarias a la Ley 1581 de 2012 y a la Constitución.
• Acceder en forma gratuita a sus Datos Personales que hayan sido objeto de Tratamiento.

Los Datos Personales son recolectados, almacenados, organizados, usados, circulados, Transmitidos, Transferidos, actualizados, rectificados, suprimidos y gestionados de acuerdo con la naturaleza de los mismos y conforme con las siguientes finalidades:

7.1.  FINALIDADES PARA EL TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES DE CANDIDATOS Y EMPLEADOS

Los Datos Personales de candidatos y empleados serán Tratados por la Fundación para realizar las siguientes finalidades:

• Revisión y confirmación de la información contenida en las hojas de vida de los candidatos;
• Verificación de referencias laborales y antecedentes penales.
• Realizar un primer contacto con los candidatos, con el propósito de comunicar el interés de la Fundación en el perfil profesional del candidato.
• Suscribir el contrato laboral conforme con los parámetros establecidos en la legislación laboral colombiana.
• Realizar el pago de la nómina.
• Dar cumplimiento a las obligaciones laborales de la Fundación en su calidad de empleador, establecidas en la legislación laboral, el contrato de trabajo, el Reglamento Interno de Trabajo, tales como: afiliación al Sistema de Seguridad Social Integral y pago de aportes, afiliación a la Caja de Compensación y pago de aportes, pago a la DIAN de las sumas retenidas por disposición legal, emitir certificados de ingresos y retenciones y certificados laborales, y suministrar información a una entidad o autoridad nacional que requiera tener acceso a los Datos Personales, conforme con las normas aplicables.
• Contratar seguros de vida y/o gastos médicos, o para el otorgamiento de cualquier otra prestación que derive de la relación laboral con la Fundación.
• Notificar a familiares en caso de emergencias durante el horario de trabajo o con ocasión del desarrollo del mismo.
• Mantener la seguridad y salud de los trabajadores en el lugar de trabajo, de conformidad con las normas aplicables al Sistema de Gestión de Seguridad y Salud en el Trabajo (“SG-SST”) y conservar los documentos indicados en el artículo 2.2.4.6.13. del Decreto 1072 de 2015.
• Evaluar el desempeño laboral del trabajador.
• Recolectar información y evidencia con el fin de llevar a cabo procedimientos disciplinarios laborales.
• Almacenar los Datos Personales en las Bases de Datos de la Fundación.
• Enviar información sobre productos y servicios ofrecidos por la Fundación a sus trabajadores;
• Realizar eventos de la Fundación con sus trabajadores y las familias de estos.

7.2. FINALIDADES PARA EL TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES DE PROVEEDORES

Los Datos Personales de proveedores serán Tratados por la Fundación para realizar las siguientes finalidades:

• Almacenar los Datos Personales de los proveedores en las Bases de Datos de la Fundación.
• Realizar órdenes de compra de productos o servicios, de acuerdo con las necesidades de la Fundación.
• Realizar pagos de las órdenes de compra realizadas por la Fundación a los proveedores.
• Solicitar cotizaciones de productos y/o servicios en cumplimiento de su proceso de compas.
• Generar estadísticas de compras.

7.3.  FINALIDADES PARA EL TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES DE PERSONAS NATURALES QUE HACEN PARTE DE PROGRAMAS DESARROLLADOS POR LA FUNDACIÓN

Los Datos Personales de las personas que hacen parte de programas desarrollados e implementados por la Fundación serán Tratados para realizar las siguientes finalidades:

• Identificación de las personas que hacen parte de los programas desarrollados por la Fundación.
• Implementación de los programas desarrollados por la Fundación.
• Realizar informes de gestión y de resultados internos de la Fundación.
• Realizar estudios académicos y de investigación, con el fin de tomar decisiones internas de la Fundación y de programas desarrollados con sus Aliados.
• Verificación de antecedentes judiciales.
• Realizar estudio y verificación de historial crediticio.
• Realizar desembolso del crédito solicitado por el beneficiario a la Fundación.
• Realizar seguimiento del crédito a los beneficiarios.
• Elaboración de estadísticas que permitan gestionar nuevos productos de crédito hechos a la medida.
• Proporcionar resultados de las estadísticas realizadas por la Fundación a otras entidades pertenecientes al gremio al cual pertenece la Fundación.
• Brindar asesoría en relación con carreras técnicas.
• Referenciación a oportunidades laborales y de creación de negocios.
• Recepción de reportes de situaciones y de situaciones para ser tramitadas ante el Ministerio de Vivienda, Ciudad y Territorio.
• Invitación a eventos y talleres organizados por la Fundación y por sus Aliados.

[1]Alianza primero lo primero; Desarrollo Social en los Macroproyectos de Villas de San Pablo y Ciudad del Bicentenario, Desarrollo Inmobiliario, en los Macroproyectos Villas de San Pablo y Ciudad del Bicentenario, Programas de servicios no financieros.

La Fundación podrá realizar el Tratamiento de Datos Sensibles. Para estos efectos, la Fundación dará aplicación a las disposiciones legales sobre el Tratamiento de Datos sensibles establecidas en las Ley 1581 de 2012, y demás normas complementarias, incluyendo las siguientes:

• Obtener autorización explícita del Titular para el Tratamiento, informando el carácter facultativo de la autorización y los Datos que se consideran sensibles. Esta autorización será implementada en toda recolección de Datos Sensibles, saldo en los siguientes casos en los que no se requiere autorización por disposición legal.
• El Tratamiento sea necesario para salvaguardar el interés vital del Titular y este se encuentre física o jurídicamente incapacitado. En estos eventos, los representantes legales deberán otorgar su autorización.
• El Tratamiento sea efectuado en el curso de las actividades legítimas y con las debidas garantías por parte de la fundación, ONG, asociación o cualquier otro organismo sin ánimo de lucro, cuya finalidad sea política, filosófica, religiosa o sindical, siempre que se refieran exclusivamente a sus miembros o a las personas que mantengan contactos regulares por razón de su finalidad. En estos eventos, los Datos no se podrán suministrar a terceros sin la autorización del Titular.
• El Tratamiento se refiera a Datos que sean necesarios para el reconocimiento, ejercicio o defensa de un derecho en un proceso judicial.
• El Tratamiento tenga una finalidad histórica, estadística o científica. En este evento deberán adoptarse las medidas conducentes a la supresión de la identidad de los Titulares.

8.1.  TRATAMIENTO DE DATOS SENSIBLES DE TRABAJADORES

La Fundación podrá realizar Tratamiento de Datos Sensibles de sus trabajadores, tales como: estado de salud de los empleados y datos biométricos. Estos Datos Sensibles serán Tratados por la Fundación para realizar las siguientes finalidades:

• Verificar si la persona cumple con los requisitos físicos necesarios para desempeñar el cargo para el cual está aplicando o fue contratado.
• Contar con la información necesaria para atender cualquier emergencia médica que se presente durante el desarrollo de sus labores con la Fundación.
• Cumplir con las normas de seguridad y salud en el trabajo e implementar el SG-STT, y cualquier otro programa, sistema y/o plan que busque proteger la salud del trabajador y las personas en el lugar de trabajo.
• Identificar al personal que acceda a las instalaciones de la Fundación o que desarrolle alguna actividad laboral con la Fundación.
• Dar cumplimiento a las obligaciones legales que se deriven de la relación laboral, tales como, realizar todos los trámites necesarios para la inscripción de beneficiarios ante el Sistema de Seguridad Social, o cualquier otra actividad derivada de la legislación aplicable.

8.2. TRATAMIENTO DE DATOS SENSIBLES DE PERSONAS NATURALES QUE HACEN PARTE DE PROGRAMAS DESARROLLADOS POR LA FUNDACIÓN[1]

La Fundación podrá realizar Tratamiento de Datos Sensibles de sus trabajadores y de personas naturales con las cuales realice labores y actividades implementadas y desarrolladas por la Fundación, tales como: estado de salud, género, origen racial, estado civil, lugar de vivienda, estrato socioeconómico, origen de recursos de vivienda, características de viviendas, ingresos, gastos de vivienda, gastos familiares, nivel de educación, huellas dactilares, fotografías, videos, entre otros. Para estos efectos, la Fundación dará aplicación a las disposiciones legales sobre Tratamiento de Datos Sensibles. Los Datos Sensibles de los trabajadores y de las personas naturales con las cuales la Fundación realice labores y actividades implementadas y desarrolladas por ésta, serán Tratados para las siguientes finalidades:

• Verificación de la titularidad de los Datos Personales.
• Identificación y análisis de focos de intervención.
• Realizar el diseño de proyectos de intervención interna y con terceros.
• Realizar informes de gestión y de resultados internos.
• Realizar diagnósticos de caracterización socioeconómica del territorio.
• Realizar estudios académicos y de investigación.
• Afiliación a sistemas de salud.
• Identificación de poblaciones objeto de intervención por parte de la Fundación, así como de grupos vulnerables para realizar afiliaciones a salud.
• Verificación de antecedentes judiciales.
• Realizar seguimiento socio-económico de las familias vinculadas a los territorios del Modelo de Desarrollo Integral de Comunidades Sostenibles (“DINCS”).
• Realizar diagnósticos y procesos de medición de impacto.
• Realizar proyectos de investigación para fines académicos.
• Actualización de Datos proporcionados por las personas naturales que hacen parte de los diferentes programas desarrollados por la Fundación.

[1] Alianza primero lo primero; Desarrollo Social en los Macroproyectos de Villas de San Pablo y Ciudad del Bicentenario, Desarrollo Inmobiliario, en los Macroproyectos Villas de San Pablo y Ciudad del Bicentenario, Programas de servicios no financieros.

La Fundación podrá realizar el Tratamiento de los Datos Personales de niños, niñas y adolescentes. Esta información deberá ser Tratada con la autorización de los padres o de las personas facultadas legalmente para ellos. El Tratamiento de los Datos deberá responder y respetar el interés superior de los niños, niñas y adolescentes y se deberá asegurar el respeto de los derechos fundamentales de estos.

9.1. TRATAMIENTO DE HIJOS DE EMPLEADOS

La Fundación podrá tratar información de niños, niñas y adolescentes de conformidad con la normativa aplicable y conforme con las siguientes finalidades:

• Identificación de los hijos de los trabajadores de la Fundación para efectos de dar cumplimiento a las obligaciones legales que se deriven de la relación laboral, tales como, realizar todos los trámites necesarios para la inscripción de beneficiarios ante las autoridades y ante el Sistema de Seguridad Social en Salud.
• Comunicar a los empleados las actividades de bienestar que la Fundación ha organizado para sus familias.

9.2. TRATAMIENTO DE NIÑOS, NIÑAS Y ADOLESCENTES PERTENECIENTES A PROGRAMAS DESARROLLADOS POR LA FUNDACIÓN 

La Fundación podrá tratar información de niños, niñas y adolescentes pertenecientes a los programas desarrollados e implementados por la Fundación de conformidad con la normativa aplicable y conforme con las siguientes finalidades:

• Gestión de cupos escolares por parte de la Fundación junto con las Secretarias de Educación.
• Gestión de cupos en grupos ecológicos, de danza, teatro, música y percusión.
• Control de asistencia a eventos organizados por la Fundación.
• Desarrollar programas de atención y cuidados de la primera infancia.
• Realizar proyectos de investigación para fines académicos.

Alianza primero lo primero, Desarrollo Social en los Macroproyectos de Villas de San Pablo y Ciudad del Bicentenario, Servicios No Financieros de la Unidad de Desarrollo Empresarial.

En cumplimiento de las finalidades señaladas en esta Política, la Fundación Transfiere Datos Personales a Aliados ubicados dentro del territorio colombiano, para colaborar en el desarrollo e implementación de programas con las comunidades y realizar eventos en conjunto con la Fundación.

Asimismo, la Fundación realiza Transmisiones de Datos Personales a terceros que realizan Tratamiento en nombre de la Fundación y que se encuentran ubicados dentro del territorio colombiano, para el cumplimiento de las finalidades señaladas en esta Política.

Los Datos Personales objeto de Tratamiento por parte de la Fundación solo podrán suministrarse a las siguientes personas.

• A los titulares, sus causahabientes o sus representantes legales.
• A las entidades públicas o administrativas en ejercicio de sus funciones legales o por orden judicial.
• A los terceros autorizados por el titular o la ley.

12.1.  CONSULTAS.

Los Titulares o sus causahabientes podrán consultar la información personal del Titular que repose en las bases de datos de la Fundación. El área encargada para atender las consultas y reclamos presentadas por los Titulares en la Fundación es la Unidad Jurídica.

Las  consultas podrán realizarse de la siguiente manera:

• ESCRITA: Las consultas que se hagan por medio escrito, deben ser presentadas en las oficinas de la Fundación y en ellas se deberán aportar, por lo menos, los siguientes datos:
  • Nombre e identificación del titular.
  • Breve resumen de los hechos que alega.
  • Dirección de envío de correspondencia.
  • Copia simple de la cedula de ciudadanía.
• ELECTRONICA: las solicitudes pueden hacerse a través de nuestra página de internet fmsd.org.co o al correo [email protected]. Las consultas deberán contener, por lo menos, la siguiente información:
  • Nombre e identificación del titular.
  • Breve resumen de los hechos que alega.
  • Dirección de envío de correspondencia.
  • Copia simple de la cedula de ciudadanía.

• VERBAL: estas solicitudes deben ser hechas en las dependencias de la Fundación. En estos casos, el funcionario competente tomara nota de la solicitud presentada y le entregara al solicitante una constancia de presentación de su consulta.

En todos los casos anteriores, la consulta será atendida en un término máximo de quince (15) días hábiles contados a partir de la fecha de recibo de la misma. Cuando no fuere posible atender la consulta dentro de dicho término, se informará al interesado, expresando los motivos de la demora y señalando la fecha en que se atenderá su consulta, la cual en ningún caso podrá superar los cinco (5) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.

12.2. RECLAMOS.

El Titular o sus causahabientes que consideren que la información contenida en las Bases de Datos de la Fundación debe ser objeto de corrección, actualización o supresión, o cuando adviertan el presunto incumplimiento de cualquiera de los deberes contenidos en la ley, podrán presentar un reclamo antes la misma, el cual será tramitado bajo las siguientes reglas:

• El reclamo se formulará mediante solicitud dirigida la Fundación o al Encargado del Tratamiento, con la identificación del Titular, la descripción de los hechos que dan lugar al reclamo, la dirección, y acompañando los documentos que se quiera hacer valer. Si el reclamo resulta incompleto, se requerirá al interesado dentro de los cinco (5) días siguientes a la recepción del reclamo para que subsane las fallas. Transcurridos dos (2) meses desde la fecha del requerimiento, sin que el solicitante presente la información requerida, se entenderá que ha desistido del reclamo. En caso de que quien reciba el reclamo no sea competente para resolverlo, dará traslado a quien corresponda en un término máximo de dos (2) días hábiles e informará de la situación al interesado.
• Una vez recibido el reclamo completo, se incluirá en la base de datos una leyenda que diga “reclamo en trámite” y el motivo del mismo, en un término no mayor a dos (2) días hábiles. Dicha leyenda deberá mantenerse hasta que el reclamo sea decidido.
• El término máximo para atender el reclamo será de quince (15) días hábiles contados a partir del día siguiente a la fecha de su recibo. Cuando no fuere posible atender el reclamo dentro de dicho término, se informará al interesado los motivos de la demora y la fecha en que se atenderá su reclamo, la cual en ningún caso podrá superar los ocho (8) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.

Dentro del desarrollo del objeto de la Fundación esta realiza una serie de convenios, contratos y alianzas con personas naturales y jurídicas, por lo que busca que estas este alineadas con la protección de los Datos Personales de acuerdo con nuestro ordenamiento jurídico.

En este sentido, la entrega de la información por parte de la Fundación Mario Santo a los Aliados se hará en cumplimiento de la presente Política.

Para que los Aliados puedan acceder a información suministrada por la Fundación, estos deberán cumplir al menos con los siguientes requisitos:

• Los aliados deberán contar con una Política Interna de Protección de Datos Personales o al menos con un manual de procedimientos el cual será avalado por el Oficial de protección de Datos de la Fundación.
• Los Aliados deben tener unos sistemas de seguridad informática que permitan la protección de la información que pueda ser entregada a través de la red.
• Previo a la entrega de la información, se deberá suscribir un acuerdo de confidencialidad por parte del Aliado y la Fundación o, dentro del contrato que se firme entre la Fundación y el Aliado, se incluya una cláusula de confidencialidad de la información.
• La información que se entrega por parte de la Fundación a los Aliados solamente será de uso exclusivo de los mismos, por lo que está prohibido el traslado de la misma a terceras personas;
• Los Aliados que realicen gestiones de cobro de cartera a nombre de la Fundación deben garantizar la privacidad de la información, además del cumplimiento de la presente Política y la política de cobranza establecida.

La presente Política de protección de Datos Personales entra en vigencia para todos los empleados, aliados y demás personas que deban darle cumplimiento a la misma desde el 28 de septiembre del 2018.