Política de protección de datos personales

1. Objetivo

La presente Política de tratamiento de datos personales (la “Política”) regula la recolección, almacenamiento, uso, circulación y supresión (el “Tratamiento”) de los datos personales que realiza la Fundación Santo Domingo (la “Fundación” o el “Responsable”), identificada con NIT: 890.102.129-9, en calidad de responsable, de acuerdo con las disposiciones contenidas en la Ley estatutaria 1581 de 2012, la Ley 1266 de 2008, el Decreto 1377 de 2013, el Decreto 1074 de 2015, y las demás normas que los complementen o modifiquen, por medio de los cuales se regula la protección de los datos personales en el territorio nacional, con el fin de brindar seguridad a nuestros usuarios internos y externos en relación con el manejo de la información suministrada.

2. Definiciones

• Aliados: personas naturales o jurídicas que celebren con la Fundación contratos o convenios que impliquen Transmisiones y/o Transferencias de Datos Personales.
• Autorización: consentimiento previo, expreso e informado del Titular para llevar a cabo el Tratamiento de Datos Personales.
• Base de datos: conjunto organizado de Datos Personales que sea objeto de Tratamiento.
• Dato personal: cualquier información vinculada o que pueda asociarse a una o varias personas naturales determinadas o determinables.
• Dato privado: es el Dato que por su naturaleza íntima o reservada sólo es relevante para el Titular.
• Dato público: es el Dato calificado como tal según los mandatos de la ley o de la Constitución Política y todos aquellos que no sean semiprivados o privados. Son públicos, entre otros, los Datos contenidos en documentos públicos, sentencias judiciales debidamente ejecutoriadas que no estén sometidos a reserva y los relativos al estado civil de las personas.
• Dato sensible: son aquellos que afectan la intimidad del Titular o cuyo uso indebido puede generar discriminación.
• Dato semiprivado: es semiprivado el Dato que no tiene naturaleza íntima, reservada, ni pública y cuyo conocimiento o divulgación puede interesar no sólo a su Titular sino a cierto sector o grupo de personas o a la sociedad en general, como el dato financiero y crediticio de actividad comercial o de servicios.
• Encargado del tratamiento: persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, realice el Tratamiento de Datos Personales por cuenta del Responsable del Tratamiento.
• Información financiera, comercial, crediticia y de servicios: aquella referida al nacimiento, ejecución y extinción de obligaciones dinerarias, independientemente de la naturaleza del contrato que les dé origen protegida por la Ley 1266 de 2008.
• Oficial de Protección de Datos: persona natural, empleado de la Fundación, que es el encargado de velar por el cumplimiento de la Política.
• Responsable del Tratamiento: persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, decida sobre la Base de Datos y/o el Tratamiento de los Datos.
• Titular: persona natural cuyos Datos Personales sean objeto de Tratamiento.
• Tratamiento: Cualquier operación o conjunto de operaciones sobre Datos Personales, tales como la recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión.
• Transferencia: La Transferencia de datos tiene lugar cuando el Responsable y/o Encargado del Tratamiento de Datos Personales, ubicado en Colombia, envía la información o los Datos Personales a un receptor, que a su vez es Responsable del Tratamiento y se encuentra dentro o fuera del país.
• Transmisión: Tratamiento de Datos Personales que implica la comunicación de los mismos dentro o fuera del territorio de la República de Colombia cuando tenga por objeto la realización de un Tratamiento por el Encargado por cuenta del Responsable.

3. Descripción de lineamientos

3.1. Información del Responsable del Tratamiento

La Fundación se encuentra ubicada en la Carrera 53 No. 106 – 280 Piso 4 Edificio Centro Empresarial Buena Vista en la ciudad de Barranquilla, Colombia, teléfono (605) 371 0707, dirección de correo electrónico [email protected].

3.2. Marco Legal

La Política sigue los lineamientos de la Ley Estatutaria 1581 de 2012, la cual fue reglamentada por el Decreto 1377 de 2013, la Ley 1266 de 2008, las sentencias C-1011 de 2008 y la C-748 de 2011 y demás normas y  decretos concordantes.

3.3. Principios

Con el fin de lograr una eficaz protección de datos personales, la Fundación adoptará los siguientes principios, a la luz de los cuales se deberán realizar las operaciones tendientes a la recolección, tratamiento, transferencia y trasmisión de estos.

a. Principio de legalidad en materia de Tratamiento de Datos: El Tratamiento de los Datos Personales deberá sujetarse a lo establecido las normas que regulan la protección de Datos Personales. Sin perjuicio de la existencia de otras normas que regulen la materia, a continuación, se enuncian las principales normas aplicables:

• Ley 1581 de 2012
• Decreto 1377 de 2013
• Decreto 886 de 2014
• Capítulo 25 y 26 del Decreto 1074 de 2015
• Circular Única (Título V) de la Superintendencia de Industria y Comercio

b. Principio de finalidad: El Tratamiento debe obedecer a una finalidad legítima de acuerdo con la Constitución y la Ley, la cual debe ser informada al Titular.

c. Principio de libertad: El Tratamiento sólo puede ejercerse con el consentimiento previo, expreso e informado del Titular. Los Datos Personales no podrán ser obtenidos o divulgados sin previa Autorización, o en ausencia de mandato legal o judicial que releve el consentimiento.

d. Principio de veracidad o calidad: La información sujeta a Tratamiento debe ser veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible. Se prohíbe el Tratamiento de datos parciales, incompletos, fraccionados o que induzcan a error.

e. Principio de transparencia: En el Tratamiento debe garantizarse el derecho del Titular a obtener del Responsable del Tratamiento o del Encargado del Tratamiento, en cualquier momento y sin restricciones, información acerca de la existencia de datos que le conciernan.

f. Principio de acceso y circulación restringida: El Tratamiento se sujeta a los límites que se derivan de la naturaleza de los Datos Personales, de las disposiciones de la Ley y la Constitución. En este sentido, el Tratamiento sólo podrá hacerse por personas autorizadas por el Titular y/o por las personas previstas en la Ley.

Los Datos Personales, salvo la información pública, no podrán estar disponibles en Internet u otros medios de divulgación o comunicación masiva, salvo que el acceso sea técnicamente controlable para brindar un conocimiento restringido sólo a los Titulares o terceros autorizados conforme con las disposiciones establecidas en la Ley.

g. Principio de seguridad: La información sujeta a Tratamiento por el Responsable del Tratamiento o Encargado del Tratamiento, se deberá manejar con las medidas técnicas, humanas y administrativas que sean necesarias para otorgar seguridad a los registros evitando su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.

h. Principio de confidencialidad: Todas las personas que intervengan en el Tratamiento de Datos Personales que no tengan la naturaleza de públicos están obligadas a garantizar la reserva de la información, incluso después de finalizada su relación con alguna de las labores que comprende el Tratamiento, pudiendo sólo realizar suministro o comunicación de Datos Personales cuando ello corresponda al desarrollo de las actividades autorizadas en la ley.

i. Principio de responsabilidad demostrada (accountability): Los responsables del Tratamiento deberán ser capaces de demostrar, a petición de la Superintendencia de Industria y Comercio (“SIC”), que han implementado medidas apropiadas y efectivas para cumplir con las obligaciones establecidas en la Ley 1581 de 2012 y el Decreto 1377 de 2013.

3.4. Tratamiento al cual serán sometidos los Datos Personales

La Fundación realizará la recolección, almacenamiento, organización, uso, circulación, transmisión, transferencia, actualización, rectificación, supresión, eliminación y gestión de los Datos Personales de sus candidatos y empleados, proveedores, personas naturales que hacen parte de los programas desarrollados por la Fundación y usuarios de la página web de acuerdo con la naturaleza de dichos Datos y de conformidad con las finalidades establecidas en esta Política.

En ejecución del objeto social de la Fundación, los Datos Personales serán tratados de acuerdo con la naturaleza del Titular y las finalidades que tenga cada tratamiento, como se describe a continuación:

3.4.1. Candidatos & Empleados

Los Datos Personales de candidatos y empleados tratados por la Fundación incluyen, pero no se limitan a:

• Datos generales de identificación, de familiares, beneficiarios o terceros como parte de la hoja de vida y carpeta del empleado;
• Información de contacto;
• Datos sensibles tales como datos relacionados con la salud del empleado, pruebas médicas de ingreso, de accidentes laborales, de valoración de salud en general, información de incapacidades médicas, y otras relacionadas, estatura, peso, complexión, datos biométricos como huellas y fotografías;
• Información profesional del trabajador que incluye antecedentes académicos y profesionales, trayectoria, historia laboral de la persona, experiencia laboral, cargo, fechas de ingreso y retiro, anotaciones, llamados de atención, etc., nivel educativo, capacitación y/o historial académico de la persona etc.;
• Datos socioeconómicos (estrato, información tributaria, actividad económica, patrimonio, datos generales relacionados con afiliación y aportes al sistema integral de seguridad social. Ej.: EPS, IPS, ARL, fechas de ingreso y de retiro, AFP, etc.); y
• Demás información personal que pueda ser requerida u obtenida por el área de Talento Humano para la correcta ejecución de la relación laboral.

Los Datos Personales de candidatos y empleados serán tratados por la Fundación para realizar las siguientes finalidades:

• Revisión y confirmación de la información contenida en las hojas de vida de los candidatos.
• Verificación de referencias laborales, Listas restrictivas y antecedentes penales.
• Realizar un primer contacto con los candidatos, con el propósito de comunicar el interés de la Fundación en el perfil profesional del candidato.
• Suscribir el contrato laboral conforme con los parámetros establecidos en la legislación laboral colombiana.
• Realizar el pago de la nómina.
• Dar cumplimiento a las obligaciones laborales de la Fundación en su calidad de empleador, establecidas en la legislación laboral, el contrato de trabajo, el Reglamento Interno de Trabajo, tales como: afiliación al Sistema de Seguridad Social Integral y pago de aportes, afiliación a la Caja de Compensación y pago de aportes, pago a la DIAN de las sumas retenidas por disposición legal, emitir certificados de ingresos y retenciones y certificados laborales, y suministrar información a una entidad o autoridad nacional que requiera tener acceso a los Datos Personales, conforme con las normas aplicables.
• Contratar seguros de vida y/o gastos médicos, o para el otorgamiento de cualquier otra prestación que derive de la relación laboral con la Fundación.
• Notificar a familiares en caso de emergencias durante el horario de trabajo o con ocasión del desarrollo del mismo.
• Mantener la seguridad y salud de los trabajadores en el lugar de trabajo, de conformidad con las normas aplicables al Sistema de Gestión de Seguridad y Salud en el Trabajo (“SG-SST”) y conservar los documentos indicados en el artículo 2.2.4.6.13. del Decreto 1072 de 2015.
• Evaluar el desempeño laboral del trabajador.
• Recolectar información y evidencia con el fin de llevar a cabo procedimientos disciplinarios laborales.
• Almacenar los datos personales en las bases de datos de la Fundación;
• Enviar información sobre productos y servicios ofrecidos por la Fundación a sus trabajadores;
• Realizar eventos de la Fundación con sus trabajadores y las familias de éstos.
• Revisión y verificación de la información sobre el desarrollo académico de los Trabajadores de la FSD.
• Recolectar información para fines estadísticos, Históricos y de medición de cumplimento de los objetos de la unidad de Talento Humano requeridas sobre los Trabajadores.
• La transferencia de los Datos Personales en el marco de la definición, estructuración y ejecución de transacciones estratégicas, tales como la venta de activos en caso de que la Compañía o partes de su negocio sean vendidas, fusionadas o adquiridas por terceros.
• Compartir, transmitir y/o transferir información relacionada con los Datos Personales con los Clientes de la Fundación y/o terceros para participar en procesos de licitación públicos y/o privados y/o atender auditorías de cumplimiento laboral y/o fiscales y/o propias de un proyecto/servicio dentro y fuera del territorio colombiano en proyectos/servicios con alcance a nivel nacional y/o internacional.
• Compartir, transmitir y/o transferir información relacionada con todos los Datos Personales, incluyendo los de contenido sensible, en cumplimiento de las obligaciones legales, contractuales, pre y post contractuales y/o comerciales.
• Transmisión de los Datos Personales para que sean tratados por terceros, en calidad de Encargados, que se encuentren ubicados en Colombia o por fuera del país, para las finalidades anteriormente señaladas.
• Y en general, para el cumplimiento de obligaciones legales y en especial, de las obligaciones que le asisten a la Fundación en su condición de empleador de sus trabajadores.

Los Datos Personales de los empleados serán objeto de Tratamiento, aun después de haberse finalizado el contrato con la Compañía, con el fin de mantener información histórica y/o estadística respecto del cumplimiento de ciertas obligaciones, en caso de ser aplicable, tales como:

• (i) Emitir certificaciones laborales.
• (ii) Pago de aportes al Sistema de Seguridad Social Integral.
• (iii) Pago de salarios, prestaciones sociales y demás derechos legales y extralegales.
• (iv) Cumplimiento de normas de seguridad y salud en el trabajo.
• (v) Reportes de enfermedades y accidentes de trabajo.
• (vi) Cualquier otro necesario para que la Fundación demuestre que cumplió con las obligaciones laborales, legales y/o contractuales a su cargo.

3.4.2. Proveedores

Los Datos Personales de proveedores tratados por la Fundación incluyen, pero no se limitan a:

• Información de contacto
• Información de identificación
• Aquella información de carácter sensible, entendida como información que puede afectar su intimidad o cuyo uso indebido puede generar algún tipo de discriminación.

Los datos personales de proveedores serán tratados por la Fundación para realizar las siguientes finalidades:

• Almacenar los datos personales de los proveedores en las bases de datos de la Fundación.
• Realizar órdenes de compra de productos o servicios, de acuerdo  con las necesidades de  la Fundación.
• Realizar pagos de las órdenes de compra realizadas por la Fundación a los proveedores.
• Solicitar cotizaciones de productos y/o servicios en cumplimiento de su proceso de compras.
• Generar estadísticas de compras.
• Verificar y confirmar la identidad y la información suministrada.
• Realizar las búsquedas pertinentes en listas restrictivas, vinculantes y no vinculantes de LA/FT, anticorrupción y fraude, PEP, entre otras.
• Realizar la gestión administrativa relacionada con la negociación, formalización, ejecución de contratos de prestación de bienes y servicios, órdenes de compra y similares.
• Registrar como (proveedor) en los sistemas de información internos de la Fundación.
• Procesar pagos.
• Expedir o solicitar facturas, o información relacionada con éstas, certificados de retención en la fuente, paz y salvos y cualquier otro documento necesario que se deba suscribir en la relación comercial con el proveedor.
• Contactar por cualquier medio para efectos de la prestación de los servicios que requiera.
• Conocer y tratar los datos personales de los empleados y contratistas que emplee para la prestación de dichos servicios.
• Evaluar el cumplimiento de la prestación de los servicios contratados.
• Realizar análisis estadísticos y reportes de mercadeo.
• Transferir esta información a distintas áreas de la Fundación y a sus entidades vinculadas para evaluar el cumplimiento de la prestación de los servicios o el suministro de los bienes contratados; y la idoneidad del proveedor; o cuando ello sea necesario para el desarrollo de sus operaciones.
• Exigir el cumplimiento de los servicios contratados.
• Autorizar el ingreso de contratistas y empleados del Proveedor, a las instalaciones de la Fundación.
• Registrar los datos personales en los sistemas de información de la Fundación y en sus bases de datos comerciales y operativas.
• Establecer un canal de comunicación permanente que permita entregar información sobre promociones, actividades, eventos, noticias e información de tipo comercial y de mercadeo de los servicios prestados por la Fundación o terceros aliados.
• Compartir información a nivel nacional o internacional con proveedores, terceros aliados, o con quienes prestan colaboración para el adecuado funcionamiento de la Fundación.
• Implementar medidas de seguridad industrial adecuadas para el ingreso a las instalaciones.
• Gestionar la prestación médica de emergencias, de ser requerido.
• Captar a través de cámaras de video vigilancia imágenes y sonidos que serán almacenados por la Fundación para la seguridad de sus visitantes y colaboradores.
• Cualquier otra actividad de naturaleza similar a las anteriormente descritas que sean necesarias para desarrollar el objeto social de la Fundación.
• Transferencia de los Datos Personales de los proveedores y contratistas en el marco de la definición, estructuración y ejecución de transacciones estratégicas, tales como la venta de activos en caso de que la Fundación o partes de su negocio sean vendidas, fusionadas o adquiridas por terceros.
• Transmisión de los Datos Personales de los proveedores y contratistas para que sean tratados por terceros, en calidad de Encargados, que se encuentren ubicados en Colombia o por fuera del país, para las finalidades anteriormente señaladas.
• Las demás finalidades necesarias y que se presten en el entorno de la relación contractual a efectos de cumplir con el objeto y las obligaciones derivadas de la misma.

3.4.3. Personas naturales que hacen parte de los programas desarrollados por la Fundación

Los Datos Personales tratados por la Fundación incluyen, pero no se limitan a:

• Datos generales de identificación, de familiares, beneficiarios o terceros como parte de la ejecución del beneficio otorgado y para ejecutar los programas desarrollados por la Fundación;
• Información de contacto;
• Datos sensibles tales como datos relacionados al origen racial o étnico, orientación política, convicciones religiosas o filosóficas, organizaciones sociales, a la salud, a la vida sexual y datos biométricos tales como, pero sin limitarse a huella, imagen, voz, videos, grabaciones, entre otros;
• Información profesional;
• Datos socioeconómicos (estrato, información tributaria, actividad económica, patrimonio, etc.); y
• Demás información personal que pueda ser requerida u obtenida para la ejecución del programa desarrollado por la Fundación.

Los Datos Personales de las personas que hacen parte de programas desarrollados e implementados por la Fundación serán tratados para realizar las siguientes finalidades:

• Identificación de las personas que hacen parte de los programas desarrollados por la Fundación;
• Implementación de los programas desarrollados por la Fundación;
• Realizar informes de gestión y de resultados internos de la Fundación;
• Realizar estudios académicos y de investigación, con el fin de tomar decisiones internas de la Fundación y de programas desarrollados con sus aliados;
• Verificación de antecedentes judiciales;
• Realizar estudio y verificación de historial crediticio;
• Realizar desembolso de créditos;
• Realizar seguimiento del crédito a los beneficiarios;
• Elaboración de estadísticas que permitan gestionar nuevos productos de crédito hechos a la medida;
• Proporcionar resultados de las estadísticas realizadas por la Fundación a otras entidades pertenecientes al gremio al cual pertenece la Fundación;
• Brindar asesoría en relación con carreras técnicas;
• Referenciación a oportunidades laborales y de creación de negocios;
• Recepción de reportes de situaciones y de situaciones para ser tramitadas ante el Ministerio de Vivienda, Ciudad y Territorio;
• Invitación a eventos y talleres organizados por la Fundación y por sus Aliados;
• Las demás finalidades necesarias y que se presten en el entorno del desarrollo del programa a efectos de cumplir con el objeto y las obligaciones derivadas del mismo.

3.4.4. Usuarios de la Unidad de Financiación y Desarrollo Empresarial: otorgamiento de créditos

Los Datos Personales de clientes tratados por la Fundación incluyen, pero no se limitan a:

• Datos generales de identificación;
• Información de contacto;
• Datos socioeconómicos (estrato, información tributaria, actividad económica, patrimonio); y
• Demás información personal que pueda ser requerida para la correcta ejecución de la relación contractual.
• Información financiera, comercial y crediticia.

Los Datos Personales de los clientes de la Fundación serán tratados para realizar las siguientes finalidades:

• Solicitud de información personal a efectos de celebrar el contrato de crédito celebrado.
• Enviar información sobre los productos y servicios de la Fundación.
• El desarrollo de su objeto social y de la relación contractual vinculante lo que supone el ejercicio de sus derechos y deberes dentro de los que están, sin limitarse a ellos, la atención de solicitudes, la generación de estados de cuentas, la realización de actividades de cobranza propia o a través de terceros, entre otros;
• La administración de los créditos otorgados por la Fundación al titular o su codeudor;
• La estructuración de ofertas comerciales y la remisión de información comercial sobre servicios a través de los canales o medios que la Fundación establezca para tal fin;
• La adopción de medidas tendientes a la prevención de actividades ilícitas.
• Transferencia de los Datos Personales de los Clientes en el marco de la definición, estructuración y ejecución de transacciones estratégicas, tales como la venta de activos en caso de que la Fundación o partes de su negocio sean vendidas, fusionadas o adquiridas por terceros.
• Transmisión de los Datos Personales del Cliente para que sean tratados por terceros, en calidad de Encargados, que se encuentren ubicados en Colombia o por fuera del país, para las finalidades anteriormente señaladas.
• Las demás finalidades necesarias y que se presten en el entorno de la relación contractual a efectos de cumplir con el objeto y las obligaciones derivadas de la misma.
• Como elemento de análisis para establecer, mantener y terminar una relación contractual;
• Como elemento de análisis para hacer estudios de mercado o investigaciones comerciales o estadísticas;
• Para adelantar cualquier trámite ante una autoridad pública o una persona privada, respecto del cual dicha información resulte pertinente.
• Suministrar a sus clientes y aliados comerciales en Colombia los análisis, estudios, informes, productos o servicios que se deriven del uso legítimo de la información recolectada.
• Actualizar la información financiera, comercial, crediticia y de contacto de los clientes de manera periódica.
• Desarrollar o utilizar herramientas que permitan conocer el comportamiento financiero y crediticio.
• Consultar y reportar a entidades de consulta de bases de datos u Operadores de Información, entre ellos centrales de riesgo, todo lo referente a la información financiera, comercial y crediticia.

3.4.5. Usuarios página web

Los Datos Personales de los usuarios de la página web, tratados por la Fundación incluyen, pero no se limitan a:

• Datos generales de identificación;
• Información de contacto;

La Fundación respeta la privacidad de todos los usuarios que visitan su web. En general, la información o Datos Personales de los usuarios o clientes recopilados a través de los diferentes formatos de la página se utilizan para responder a las consultas formuladas y contactos futuros de ser necesario en el seguimiento a las consultas. En particular las finalidades del Tratamiento de los Datos Personales recolectados a través de la página web son las siguientes:

• Mejorar la experiencia de navegación en la página web de la Fundación, así como realizar mantenimiento y soporte de la página web
• Para responder a las consultas o solicitudes formuladas a la Fundación.

Adicionalmente, la Fundación recolecta datos personales de los usuarios de la página web a través de cookies. Una cookie son pequeños archivos de información que se descargan en el ordenador del usuario al acceder a determinadas páginas web para almacenar y recuperar información sobre la navegación que se efectúa desde dicho equipo. A través de las cookies, las páginas web recuerdan información sobre la visita de los usuarios, lo que permite que se proporcione una mejor y más segura experiencia de navegación en el mismo.

La página web de la Fundación utiliza “cookies” como tecnología de seguimiento en línea. Al activar las cookies o mantener habilitada esa función, el usuario autoriza a la Fundación a que recopile y almacene automáticamente información que incluye, pero no se limita a: la dirección IP o la identificación del dispositivo asignada al dispositivo final, la identificación de la plataforma, computador, dispositivo móvil, o cualquier otro dispositivo o mecanismo a través del cual accede a la página web, contenido texto e imágenes, así como archivos de datos proporcionados para descargar, las actividades de los usuarios en la página web, el tipo de browser de navegación, así como la fecha y hora de ingreso y uso, cookies, huellas digitales, web logs, web becons, web crawlers, entre otros. No obstante, el usuario o visitante puede optar por no autorizar el uso de cookies a la Fundación directamente en la página web.

La Fundación utiliza “cookies” para las siguientes finalidades: (i) realizar ejercicios de medición de rendimiento; (ii) mantener la fiabilidad y la seguridad de nuestra página web; (iii) fines de mercadeo y publicidad; (iv) diseñar experiencias personalizadas del servicio.

3.5. Tratamiento de Datos Sensibles

La Fundación podrá realizar el tratamiento de datos sensibles. Para estos efectos, la Fundación dará aplicación a las disposiciones legales sobre el Tratamiento de Datos sensibles establecidas en las Ley 1581 de 2012, y demás normas complementarias, incluyendo las siguientes:

• Obtener autorización explícita del titular para el tratamiento, informando el carácter facultativo de la autorización y los datos que se consideran sensibles. Esta autorización será implementada en toda recolección de datos sensibles, salvo en los siguientes casos en los que no se requiere autorización por disposición legal.
• El tratamiento sea necesario para salvaguardar el interés vital del titular y este se encuentre física o jurídicamente incapacitado. En estos eventos, los representantes legales deberán otorgar su autorización.
• El tratamiento sea efectuado en el curso de las actividades legítimas y con las debidas garantías por parte de la fundación, ONG, asociación o cualquier otro organismo sin ánimo de lucro, cuya finalidad sea política, filosófica, religiosa o sindical, siempre que se refieran exclusivamente a sus miembros o a las personas que mantengan contactos regulares por razón de su finalidad. En estos eventos, los datos no se podrán suministrar a terceros sin la autorización del titular.
• El tratamiento se refiera a datos que sean necesarios para el reconocimiento, ejercicio o defensa de un derecho en un proceso judicial.
• El Tratamiento tenga una finalidad histórica, estadística o científica. En este evento deberán adoptarse las medidas conducentes a la supresión de la identidad de los Titulares.

En el evento en que la Fundación realice el Tratamiento de Datos Sensibles de empleados o personas naturales que hacen parte de los programas desarrollados por la Fundación, observará estrictamente las limitaciones y obligaciones establecidas por la Ley 1581 de 2012, sus decretos reglamentarios y demás normas concordantes.

3.5.1. Tratamiento de datos sensibles de trabajadores

La Fundación podrá realizar tratamiento de datos sensibles de sus trabajadores, tales como: salud del empleado, pruebas médicas de ingreso, de accidentes laborales, de valoración de salud en general, información de incapacidades médicas, y otras relacionadas, estatura, peso, complexión, datos biométricos como huellas y fotografías. Estos datos sensibles serán tratados por la Fundación para realizar las siguientes finalidades:

• Verificar si la persona cumple con los requisitos físicos necesarios para desempeñar el cargo para el cual está aplicando o fue contratado.
• Contar con la información necesaria para atender cualquier emergencia médica que se presente durante el desarrollo de sus labores con la Fundación.
• Cumplir con las normas de seguridad y salud en el trabajo e implementar el SG-STT, y cualquier otro programa, sistema y/o plan que busque proteger la salud del trabajador y las personas en el lugar de trabajo.
• Identificar al personal que acceda a las instalaciones de la Fundación o que desarrolle alguna actividad laboral con la Fundación.
• Dar cumplimiento a las obligaciones legales que se deriven de la relación laboral, tales como, realizar todos los trámites necesarios para la inscripción de beneficiarios ante el Sistema de Seguridad Social, o cualquier otra actividad derivada de la legislación aplicable.

3.5.2. Tratamiento de datos sensibles de personas naturales que hacen parte de programas desarrollados por la Fundación

La Fundación podrá realizar tratamiento de datos sensibles de sus trabajadores y de personas naturales con las cuales realice labores y actividades implementadas y desarrolladas por la Fundación, tales como: estado de salud, género, origen racial, estado civil, lugar de vivienda, estrato socioeconómico, origen de recursos de vivienda, características de viviendas, ingresos, gastos de vivienda, gastos familiares, nivel de educación, huellas dactilares, fotografías, videos, entre otros. Para estos efectos, la Fundación dará aplicación a las disposiciones legales sobre tratamiento de datos sensibles.

Los datos sensibles de los trabajadores y de las personas naturales con las cuales la Fundación realice labores y actividades implementadas y desarrolladas por ésta, serán tratados para las siguientes finalidades:

• Verificación de la titularidad de los datos personales.
• Identificación y análisis de focos de intervención.
• Realizar el diseño de proyectos de intervención interna y con terceros.
• Realizar informes de gestión y de resultados internos.
• Realizar diagnósticos de caracterización socioeconómica del territorio.
• Realizar estudios académicos y de investigación.
• Afiliación a sistemas de salud.
• Identificación de poblaciones objeto de intervención por parte de la Fundación, así como de grupos vulnerables para realizar afiliaciones a salud.
• Verificación de antecedentes judiciales.
• Realizar diagnósticos y procesos de medición de impacto.
• Realizar proyectos de investigación para fines académicos.
• Actualización de datos proporcionados por las personas naturales que hacen parte de los diferentes programas desarrollados por la Fundación.

3.6. Tratamiento de datos de niños, niñas y adolescentes

La Fundación podrá realizar el tratamiento de los datos personales de niños, niñas y adolescentes. Esta información deberá ser tratada con la autorización de los padres o de las personas facultadas legalmente para ellos. El tratamiento de los datos deberá responder y respetar el interés superior de los niños, niñas y adolescentes y se deberá asegurar el respeto de los derechos fundamentales de éstos.

3.6.1. Tratamiento de hijos de empleados

La Fundación podrá tratar información de niños, niñas y adolescentes de conformidad con la normativa aplicable y conforme con las siguientes finalidades:

• Identificación de los hijos de los trabajadores de la Fundación para efectos de dar cumplimiento a las obligaciones legales que se deriven de la relación laboral, tales como, realizar todos los trámites necesarios para la inscripción de beneficiarios ante las autoridades y ante el Sistema de Seguridad Social en Salud.
• Comunicar a los empleados las actividades de bienestar que la Fundación ha organizado para sus familias.
• Realizar actividades de bienestar que la Fundación organiza para las familias de los empleados.

3.7. Tratamiento de niños, niñas y adolescentes pertenecientes a programas desarrollados por la Fundación

La Fundación podrá tratar información de niños, niñas y adolescentes pertenecientes a los programas desarrollados e implementados por la Fundación. La Fundación observará estrictamente las limitaciones y obligaciones establecidas en la Ley 1581 de 2012, sus decretos reglamentarios y demás nomas concordantes. Por lo tanto, en caso de realizar Tratamiento de Datos Personales de niños, niñas y/o adolescentes, la Fundación se asegurará de lo siguiente:

• a) Que el Tratamiento responda y respete el interés superior de los niños, niñas y adolescentes.
• b) Que en el Tratamiento se asegure el respeto de los derechos fundamentales de los niños, niñas y adolescentes.
• c) Valorar la opinión del menor cuando este cuente con la madurez, autonomía y capacidad para entender el asunto.

El Tratamiento de niños, niñas y adolescentes se realizará conforme con las siguientes finalidades:

• Gestión de cupos escolares por parte de la Fundación junto con las Secretarías de Educación.
• Gestión de cupos en grupos ecológicos, de danza, teatro, música y percusión.
• Control de asistencia a eventos organizados por la Fundación.
• Desarrollar programas de atención y cuidados de la primera infancia.
• Realizar proyectos de investigación para fines académicos.

3.8. Transferencia y Transmisión de Datos Personales

3.8.1. Transmisión de Datos Personales

La Fundación realiza la Transmisión de Datos Personales de los Titulares a terceros ubicados en Colombia, en calidad de Encargados, para realizar el Tratamiento de los Datos Personales por cuenta de la Fundación con el fin de desarrollar las finalidades señaladas anteriormente en los capítulos 7 y 8. Para tales efectos, con la aceptación de la presente política se entiende aceptada la transmisión de Datos de acuerdo con en el Régimen Colombiano de Protección de Datos Personales.

La Fundación podrá realizar la Transmisión de los Datos Personales que tiene en su poder o inclusive de las Bases de Datos completas a Encargados ubicados dentro o fuera de Colombia, siempre que:

• a. Haya obtenido autorización de los Titulares; o
• b. Cuente con un contrato de Transmisión de Datos Personales, en los términos establecidos en el artículo 25 del Decreto 1377 de 2013.

Sin perjuicio de que la Transmisión vaya a ser realizada a alguno de los Países con Niveles Adecuados de Protección, con el fin de cumplir con el principio de responsabilidad demostrada y según la posición de la SIC sobre el particular, se recomienda la suscripción de un contrato de Transmisión de Datos Personales o documentos con similares efectos legales.

En el evento en que la Fundación llegase a realizar Transmisiones de Datos Personales de los Titulares a terceros que se encuentren ubicados fuera de Colombia, con el fin de colaborar en el desarrollo e implementación de programas con las comunidades, realizar eventos en conjunto con la Fundación y desarrollar las finalidades señaladas anteriormente en los capítulos 5.4., 5.5. y 5.6, se entenderán autorizadas dichas trasmisiones con la aceptación de la presente política según la Ley de protección de Datos Personales.

3.8.2. Transferencia de Datos Personales

La Fundación podrá realizar Transferencias de Datos Personales de los Titulares a terceros que se encuentren ubicados dentro de Colombia para colaborar en el desarrollo e implementación de programas con las comunidades y realizar eventos en conjunto con la Fundación y con el fin de desarrollar las finalidades señaladas anteriormente en los capítulos 5.4., 5.5. y 5.6.

Para tales efectos, con la aceptación de la presente política se entiende aceptada la transferencia de Datos de acuerdo con el régimen colombiano de protección de Datos Personales.

En el evento en que la Fundación llegase a realizar Transferencias de Datos Personales de los Titulares a terceros que se encuentren ubicados fuera de Colombia, con el fin de colaborar en el desarrollo e implementación de programas con las comunidades, realizar eventos en conjunto con la Fundación y desarrollar las finalidades señaladas anteriormente en los capítulos 5.4., 5.5. y 5.6 se entenderán autorizadas dichas trasmisiones con la aceptación de la presente política según la Ley de protección de Datos Personales.

3.9. Derechos de los Titulares

El Titular de los datos personales tendrá los siguientes derechos:

• Conocer, actualizar y rectificar sus datos personales frente a los responsables del tratamiento o encargados del tratamiento. Este derecho se podrá ejercer, entre otros frente a datos parciales, inexactos, incompletos, fraccionados, que induzcan a error, o aquellos cuyo tratamiento esté expresamente prohibido o no haya sido autorizado.
• Solicitar prueba de la autorización otorgada al Responsable del tratamiento salvo cuando expresamente se exceptúe como requisito para el tratamiento, de conformidad con lo previsto en la ley.
• Ser informado por el Responsable del tratamiento o el encargado del tratamiento, previa solicitud, respecto del uso que les ha dado a sus datos personales.
• Presentar ante la Superintendencia de Industria y Comercio quejas por infracciones a lo dispuesto en la Ley 1581 de 2012 y las demás normas que la modifiquen, adicionen o complementen.
• Revocar la autorización y/o solicitar la supresión del dato cuando en el tratamiento no se respeten los principios, derechos y garantías constitucionales y legales. La revocatoria y/o supresión procederá cuando la Superintendencia de Industria y Comercio haya determinado que en el Tratamiento el Responsable o Encargado han incurrido en conductas contrarias a la Ley 1581 de 2012 y a la Constitución.
• Acceder en forma gratuita a los datos personales propios que hayan sido objeto de tratamiento.

3.10. Personas autorizadas para ejercer los derechos de los titulares

Los datos personales objeto de tratamiento por parte de la Fundación solo podrán suministrarse a las siguientes personas:

• A los titulares, quienes deberá acreditar su identidad en forma suficiente, sus causahabientes o sus representantes legales.
• A las entidades públicas o administrativas en ejercicio de sus funciones legales o por orden judicial.
• A los terceros autorizados por el titular o la ley.

3.11. Procedimientos

3.11.1. Consultas

Los titulares o sus causahabientes podrán consultar la información personal del titular que repose en las bases de datos de la Fundación.

Las consultas podrán realizarse de la siguiente manera:

I. Escrita

Las consultas que se hagan por medio escrito deben ser presentadas en las oficinas de la Fundación Santo Domingo ubicada en la Carrera 53 No. 106 – 280 Piso 4 Edificio Centro Empresarial Buena Vista en la ciudad de Barranquilla, Colombia, y en ellas se deberán aportar, por lo menos, los siguientes datos:

• a. Nombre e identificación del titular.
• b. Breve resumen de los hechos que alega.
• c. Dirección de envío de correspondencia.
• d. Copia simple de la cedula de ciudadanía.

II. Electrónica:

Las solicitudes pueden hacerse a través de la página de internet www.fundacionsantodomingo.org.co o al correo [email protected]

Las consultas deberán contener, por lo menos, la siguiente información:

• a. Nombre e identificación del titular.
• b. Breve resumen de los hechos que alega.
• c. Dirección de envío de correspondencia.
• d. Copia simple de la cedula de ciudadanía.

III. Verbal

Estas solicitudes deben ser hechas en las dependencias de la Fundación. En estos casos, el funcionario competente tomará nota de la solicitud presentada y le entregará al solicitante una constancia de presentación de su consulta.

En todos los casos anteriores, la consulta será atendida en un término máximo de diez (10) días hábiles contados a partir de la fecha de recibo de la misma. Cuando no fuere posible atender la consulta dentro de dicho término, se informará al interesado, expresando los motivos de la demora y señalando la fecha en que se atenderá su consulta, la cual en ningún caso podrá superar los cinco (5) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.

3.11.2. Reclamos

El Titular o sus causahabientes que consideren que la información contenida en las bases de datos de la Fundación debe ser objeto de corrección, actualización o supresión, o cuando adviertan el presunto incumplimiento de cualquiera de los deberes contenidos en la ley, podrán presentar un reclamo antes la misma, el cual será tramitado bajo las siguientes reglas:

• El reclamo se formulará mediante solicitud dirigida la Fundación o al encargado del tratamiento, con la identificación del titular, la descripción de los hechos que dan lugar al reclamo, la dirección, y acompañando los documentos que se quiera hacer valer. Si el reclamo resulta incompleto, se requerirá al interesado dentro de los cinco (5) días siguientes a la recepción del reclamo para que subsane las fallas. Transcurridos dos (2) meses desde la fecha del requerimiento, sin que el solicitante presente la información requerida, se entenderá que ha desistido del reclamo. En caso de que quien reciba el reclamo no sea competente para resolverlo, dará traslado a quien corresponda en un término máximo de dos (2) días hábiles e informará de la situación al interesado.
• Una vez recibido el reclamo completo, se incluirá en la base de datos una leyenda que diga “reclamo en trámite” y el motivo del mismo, en un término no mayor a dos (2) días hábiles. Dicha leyenda deberá mantenerse hasta que el reclamo sea decidido.
• El término máximo para atender el reclamo será de quince (15) días hábiles contados a partir del día siguiente a la fecha de su recibo. Cuando no fuere posible atender el reclamo dentro de dicho término, se informará al interesado los motivos de la demora y la fecha en que se atenderá su reclamo, la cual en ningún caso podrá superar los ocho (8) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.

3.11.3. Supresión de Datos

El Titular tiene el derecho, en todo momento, a solicitar a la Fundación la supresión (eliminación) de sus Datos Personales, sin embargo, el derecho de supresión no es absoluto y el Responsable puede negar el ejercicio del mismo cuando:

• a. El Titular tenga un deber legal o contractual de permanecer en la base de datos de la Fundación.
• b. La supresión de los Datos Personales obstaculice actuaciones judiciales o administrativas vinculadas a obligaciones fiscales, la investigación y persecución de delitos o la actualización de sanciones administrativas.
• c. Los Datos Personales sean necesarios para proteger los intereses jurídicamente tutelados del Titular, para realizar una acción en función del interés público, o para cumplir con una obligación legalmente adquirida por el Titular.

3.11.4. Revocatoria de la Autorización.

El Titular de los Datos Personales podrá revocar el consentimiento al Tratamiento de sus Datos Personales en cualquier momento, siempre y cuando no lo impida una disposición legal.

3.12. Aliados

Dentro del desarrollo del objeto de la Fundación, esta realiza una serie de convenios, contratos y alianzas con personas naturales y jurídicas, con el propósito de que estas se encuentren alineadas con la protección de los Datos Personales de acuerdo con el ordenamiento jurídico colombiano.

En este sentido, la entrega de la información por parte de la Fundación a los Aliados se hará en cumplimiento de la presente Política, en particular conforme a las normas de transferencias y transmisiones según sea el caso.

Para que los Aliados puedan acceder a información suministrada por la Fundación, éstos deberán cumplir al menos con los siguientes requisitos:

• Los Aliados deben tener unos sistemas de seguridad informática que permitan la protección de la información que pueda ser entregada a través de la red.
• Previo a la entrega de la información, se deberá suscribir un acuerdo de confidencialidad por parte del Aliado y la Fundación o, dentro del contrato que se firme entre la Fundación y el Aliado, se incluya una cláusula de confidencialidad de la información.
• La información que se entrega por parte de la Fundación a los Aliados solamente será de uso exclusivo de los mismos, por lo que está prohibido el traslado de la misma a terceras personas.
• Los Aliados que realicen gestiones de cobro de cartera a nombre de la Fundación deben garantizar la privacidad de la información, además del cumplimiento de la presente Política y la política de cobranza establecida.

3.13. Vigencia

La presente política de protección de datos personales entra en vigencia, para todos los empleados, aliados, proveedores, candidatos, personas que hacen parte de los programas de la fundación, y usuarios de créditos y Usuarios de página web que deban darle cumplimiento a la misma, desde el 28 de septiembre de 2018.